Jimenez Julien, de maker van Servicekostenhulp

Achter deze site zit een uitgever die zich heeft vastgebeten in een document dat vrijwel niemand met plezier opstelt en dat toch elk voorjaar bij bewoners op de deurmat moet vallen: de afrekening van de servicekosten.

Uitgever en directeur van de publicatie

Jimenez Julien

Jimenez Julien is de oprichter van MLJ, de uitgeverij die Servicekostenhulp maakt en onderhoudt. Hij bouwt Nederlandstalige vakinstrumenten voor mensen met een terugkerende administratieve verplichting: een verhuurder die elk jaar moet afrekenen, een beheerder die aan een vergadering van eigenaars verantwoording aflegt, een professional die zijn dossier op orde wil hebben voordat iemand ernaar vraagt.

Hij schrijft de teksten op deze site zelf, bepaalt zelf welke functie er wel en niet in het product komt, en beantwoordt zelf de berichten die via het contactformulier binnenkomen. Wie hier een demo aanvraagt, krijgt geen verkoopafdeling aan de lijn maar de maker.

Waarom uitgerekend servicekosten

De servicekostenafrekening is een van die documenten waar de verhoudingen tussen mensen in schuilen. Een huurder ziet een bedrag onder aan een blad en moet maar aannemen dat het klopt. Een eigenaar in een gemengd complex leest een post die deels bij de vereniging hoort en deels bij de verhuurder, en weet niet welk deel van welke pot komt. Wie het overzicht opstelt, weet meestal donders goed hoe het zit, maar heeft geen middel om dat op papier zichtbaar te maken zonder een halve dag te knippen en plakken.

Die scheefheid is het vertrekpunt van Servicekostenhulp geweest. Niet de wens om een rekenblad te vervangen door een mooier rekenblad, maar de vraag hoe een afrekening eruitziet die de ontvanger zonder telefoontje begrijpt. Elke keuze in het product komt daarop terug: per post een zichtbare verdeelsleutel, per post de gekoppelde bewijsstukken, en boven het dossier de datum waarop het overzicht uiterlijk verstuurd moet zijn.

Hoe hij dit vak heeft leren kennen

Servicekostenhulp is niet vanuit een kantoor bedacht en daarna aan de praktijk voorgelegd, maar andersom. Het begon met meelezen: afrekeningen van particuliere verhuurders met een paar eenheden, jaarstukken van kleine verenigingen van eigenaars, begeleidende brieven die drie alinea's uitleg nodig hadden om een bedrag van tweehonderd euro te verantwoorden. Daarnaast het wettelijk kader, dat op dit punt korter is dan mensen verwachten: artikel 7:259 BW verplicht de verhuurder jaarlijks tot een gespecificeerd overzicht van de servicekosten, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar. Wat er in dat overzicht moet staan, ligt daarmee nog niet vast tot op de komma, en juist die ruimte veroorzaakt de discussies.

Bij gemengde complexen komt daar de wereld van de vereniging van eigenaars bij. Sinds 1 januari 2018 is een reservefonds verplicht op grond van artikel 5:126 BW, gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Een vereniging houdt jaarlijks ten minste een vergadering van eigenaars, en een besluit van die vergadering kan binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd op grond van artikel 5:130 BW. Die termijnen en die stukken lopen door de afrekening van de huurders heen. Wie beide kanten niet kent, maakt onvermijdelijk fouten in de verdeling.

Hoe hij werkt

Drie werkafspraken liggen onder alles wat hier gepubliceerd wordt.

Eerst de bron, dan de zin. Elk bedrag, elke termijn en elk wetsartikel op deze site komt uit een controleerbare bron. Waar geen cijfer beschikbaar is, staat er geen cijfer, ook niet als een percentage het betoog sterker zou maken.
Voorbeelden heten voorbeelden. Waar een complex, een bedrag of een verdeling wordt getoond om iets uit te leggen, staat er expliciet bij dat het om een geschetste situatie gaat. Op deze site staan geen klantnamen, geen beoordelingen en geen gebruikersaantallen.
Uitleggen boven overtuigen. Een lezer die na een artikel besluit dat hij dit prima in zijn eigen rekenblad blijft doen, heeft ook iets aan de tekst gehad. Dat is een aanvaardbare uitkomst.

Hetzelfde geldt voor de software. Servicekostenhulp doet geen boekhouding, int geen geld en verstuurt geen incasso's. Het product bouwt een boekjaar op, verdeelt de posten over de eenheden, houdt de bewijsstukken aan de regels vast en levert een overzicht op dat te versturen is. Wat er daarna gebeurt, blijft het werk van de verhuurder of de beheerder.

Wat hij niet is

Jimenez Julien is geen advocaat, geen notaris en geen accountant. De artikelen op deze site leggen regels uit en helpen bij het ordenen van een dossier, maar zijn geen juridisch advies over een concreet geschil. Voor een lopende procedure of een omstreden splitsingsakte hoort een jurist mee te kijken.

Alle artikelen van zijn hand

De kennisbank telt negen uitgewerkte artikelen. Ze zijn geschreven om in willekeurige volgorde te lezen, maar samen lopen ze een volledig boekjaar door, van de begroting van de voorschotten tot een eventueel bezwaar achteraf.

Wat hij nog wil toevoegen

Het product groeit langs de vragen die binnenkomen. De onderwerpen die het vaakst terugkeren, gaan over de aansluiting tussen het boekjaar van een vereniging van eigenaars en het huurjaar van een individuele huurder, over wisselingen van bewoner halverwege het jaar, en over de manier waarop je een post die door de vergadering is vastgesteld doorbelast aan iemand die daar geen stem in had. Wie daar in zijn eigen complex tegenaan loopt, is welkom om dat te melden. Zulke berichten wegen zwaarder dan welke wensenlijst ook.

Contact met de auteur

Vragen over de afrekening, een suggestie voor de kennisbank of een fout in een artikel gevonden? Stuur een bericht naar jimenezjulien42@gmail.com of gebruik het contactformulier op de homepagina. Antwoord volgt binnen twee werkdagen, van dezelfde persoon die deze pagina heeft geschreven.

Een demo aanvragen Naar de kennisbank

De bedrijfsgegevens van de uitgever staan in het colofon. Hoe er met uw gegevens wordt omgegaan, leest u in de privacyverklaring.