Praktijkvoorbeeld
Hoe reken je een complex af waarin huurders en eigenaren onder hetzelfde dak zitten?
Een gemengd complex laat zich slecht in algemene regels vangen: je merkt pas waar het wringt als je een boekjaar regel voor regel uitrekent. Hieronder loopt een geschetst complex van twintig appartementen door de hele jaarafrekening heen, van de eerste factuur tot de brief aan de bewoner. De bedragen en aantallen zijn gekozen om de rekenwijze te laten zien; het gaat om een voorbeeld, niet om een bestaand pand of een klant.
Het complex dat we schetsen
Het gaat om een gebouw uit de jaren zeventig met twintig appartementen, een lift, een gezamenlijk trappenhuis en een binnenterrein met twee bomen en een klein speeltoestel. Tien appartementen zijn klein (ongeveer 50 vierkante meter, breukdeel 40/1000 in de splitsingsakte), tien zijn groot (ongeveer 75 vierkante meter, breukdeel 60/1000).
Dertien woningen worden bewoond door eigenaren. Zeven zijn verhuurd. De verhuurder in dit voorbeeld bezit er vier: twee kleine en twee grote. Hij zit dus in twee rollen tegelijk: als eigenaar in de vereniging van eigenaars en als verhuurder tegenover zijn huurders.
Die dubbele rol is precies waar het misgaat in spreadsheets. De VvE rekent af tussen eigenaren, de verhuurder rekent af met huurders, en die twee afrekeningen hebben verschillende deelnemers, verschillende sleutels en verschillende posten.
Stap 1: het boekjaar openen en de bronnen benoemen
De verhuurder opent het boekjaar in januari, niet in mei. Vanaf dat moment heeft elke binnenkomende factuur een plek. Hij noteert per bron waar de cijfers vandaan komen:
- de jaarstukken van de VvE, vastgesteld op de vergadering van eigenaars die de vereniging jaarlijks ten minste een keer houdt;
- de afrekening van de warmteleverancier voor de blokverwarming, met de meterstanden per woning;
- zijn eigen facturen voor zaken die hij buiten de VvE om regelt.
Bij elke bron staat of het bedrag definitief is of nog voorlopig. Zo blijft zichtbaar welke regels nog kunnen schuiven, en dat scheelt later zoekwerk.
Stap 2: de posten sorteren naar herkomst
Voordat er ook maar iets verdeeld wordt, gaan de posten op twee stapels. Het onderscheid gaat niet over de vraag wie de factuur betaalt, maar over de vraag wie de dienst afneemt.
Wat via de vereniging loopt
Schoonmaak van het trappenhuis, elektra van de algemene ruimten, het onderhoudscontract van de lift, glasbewassing van de buitengevel, het onderhoud van het binnenterrein en de inspectie van het speeltoestel. Deze kosten betaalt de VvE en de eigenaar draagt ze via zijn maandelijkse bijdrage.
Twee posten in deze stapel horen bij de eigenaar en gaan niet door naar de huurder: de opstalverzekering met de beheerkosten van de vereniging, en de bijdrage aan het reservefonds. Dat reservefonds is sinds 1 januari 2018 verplicht op grond van artikel 5:126 BW en wordt gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Het is een spaarpost van eigenaren, geen dienst die aan een bewoner wordt geleverd.
Wat de verhuurder zelf regelt
De warmte uit de blokverwarming loopt in dit complex via de verhuurder, die de leveranciersafrekening ontvangt en per woning naar meterstand doorbelast. Dat is de grootste post van het jaar en tegelijk de post waar de meeste vragen over komen.
Stap 3: per post een sleutel kiezen
Nu pas komen de verdeelsleutels aan bod, en wel per post. Een complex heeft geen sleutel; een post heeft een sleutel. De afweging per soort kosten staat uitgewerkt in de vergelijking van verdeelsleutels voor servicekosten.
| Post | Totaal in het boekjaar | Sleutel | Naar de huurder |
|---|---|---|---|
| Schoonmaak algemene ruimten | 7.200 euro | per eenheid (20) | ja |
| Onderhoud binnenterrein en bomen | 2.500 euro | per eenheid (20) | ja |
| Inspectie en onderhoud speeltoestel | 600 euro | per eenheid (20) | ja |
| Elektra algemene ruimten | 3.000 euro | breukdeel | ja |
| Onderhoudscontract lift | 4.000 euro | breukdeel | ja |
| Glasbewassing buitengevel | 1.800 euro | breukdeel | ja |
| Opstalverzekering en VvE-beheer | 6.000 euro | breukdeel | nee, eigenaarspost |
| Bijdrage reservefonds | 12.000 euro | breukdeel | nee, eigenaarspost |
| Warmte blokverwarming | 18.000 euro | meterstand | ja |
Bij twee regels legt de verhuurder een korte notitie vast. Bij het binnenterrein noteert hij dat een deel van het bedrag naar de jaarlijkse boomveiligheidscontrole gaat, de gangbare Visual Tree Assessment, omdat een boomeigenaar een zorgplicht heeft die volgt uit artikel 6:162 BW en artikel 6:174 BW. Bij het speeltoestel noteert hij dat de beheerder op grond van het Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen een logboek bijhoudt met keuringen, onderhoud, reparaties en ongevallen, en dat de veiligheidseisen in de normenreeks NEN-EN 1176 staan.
Stap 4: het aandeel per woning uitrekenen
Met de sleutels vast is het rekenwerk mechanisch. Voor een verhuurde grote woning (breukdeel 60/1000) ziet het jaar er zo uit.
| Post | Berekening | Aandeel |
|---|---|---|
| Schoonmaak | 7.200 gedeeld door 20 | 360 euro |
| Binnenterrein | 2.500 gedeeld door 20 | 125 euro |
| Speeltoestel | 600 gedeeld door 20 | 30 euro |
| Elektra algemeen | 3.000 maal 60/1000 | 180 euro |
| Lift | 4.000 maal 60/1000 | 240 euro |
| Glasbewassing | 1.800 maal 60/1000 | 108 euro |
| Warmte | naar meterstand | 1.150 euro |
| Totaal | 2.193 euro |
Voor een verhuurde kleine woning (breukdeel 40/1000) komt hetzelfde rijtje uit op 867 euro aan gemeenschappelijke posten. Met 780 euro warmte wordt dat 1.647 euro over het jaar.
Stap 5: de voorschotten ernaast leggen
De huurder van de grote woning betaalde 175 euro voorschot per maand, dus 2.100 euro over het jaar. Er blijft 93 euro te betalen. De huurder van de kleine woning betaalde 130 euro per maand, dus 1.560 euro, en komt uit op 87 euro bij te betalen.
Dat zijn bedragen waar niemand van schrikt, en dat is geen toeval. In het jaar ervoor stond het voorschot voor de grote woningen nog op 120 euro en kwam er in een keer ruim vijfhonderd euro bij. Dat leverde drie boze telefoontjes en een maandenlange discussie op, terwijl de posten zelf klopten. Hoe je zo'n bedrag begroot, staat in de uitleg over voorschotten berekenen zonder verrassing achteraf.
Stap 6: versturen met een leesbare toelichting
De afrekening gaat de deur uit met een begeleidende brief van een half A4. Daarin staan drie dingen: welk boekjaar het betreft, wat er ten opzichte van vorig jaar veranderd is en waarom, en bij wie je terechtkunt met een vraag.
De verhuurder houdt de wettelijke termijn aan: artikel 7:259 BW verplicht hem jaarlijks een gespecificeerd overzicht te verstrekken, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar. Voor boekjaar 2026 betekent dat uiterlijk 30 juni 2027. Hij zet die datum aan het begin van het jaar in zijn agenda en werkt daar naartoe.
Elke post in het overzicht draagt de sleutel en de gekoppelde facturen bij zich. Vraagt een huurder naar de lift, dan gaat er een regel met de berekening en het onderhoudscontract terug, niet een verhaal over hoe druk het was.
Wat dit voorbeeld laat zien
Drie dingen bepalen of een gemengd complex soepel afrekent. Ten eerste: sorteer posten op herkomst voordat je gaat verdelen, anders belandt een eigenaarspost bij een huurder. Ten tweede: kies de sleutel per post, niet per gebouw. Ten derde: houd de voorschotten dicht bij de werkelijke kosten, want een correcte afrekening met een schokkend saldo voelt voor de ontvanger nog steeds als een fout.
Voor je de afrekening verstuurt, loop je het geheel na langs de checklist voor de jaarafrekening servicekosten. Dat kost een half uur en haalt er meestal nog een of twee slordigheden uit.
Van rekenwerk naar een dossier dat zichzelf uitlegt
Dit voorbeeld is met de hand na te rekenen, maar in een portefeuille met meerdere complexen wordt het snel onwerkbaar. Daarvoor is het boekjaardossier van Servicekostenhulp gemaakt: je legt de eenheden, de breukdelen en de posten een keer vast, kiest per post een sleutel, en het aandeel per woning rolt eruit met de onderbouwing eraan vast. Wie wil weten wie deze software bouwt en met welke achtergrond, leest de pagina over de maker van Servicekostenhulp.
Heb je zelf een complex waarin huurders en eigenaren door elkaar lopen, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Noem het aantal eenheden, het aantal verhuurde woningen en de posten die je nu het meeste hoofdbrekens kosten, dan rekenen we een boekjaar met je door.
