Kosten en budget
Hoeveel voorschot vraag je per maand zonder dat de afrekening later tegenvalt?
Het voorschot is het bedrag waarmee je een heel jaar vooruit rekent, en tegelijk het bedrag waarover je aan het eind van dat jaar verantwoording aflegt. Zit het te laag, dan krijgt de bewoner in het voorjaar een rekening die hij niet zag aankomen. Zit het te hoog, dan houd je geld vast dat niet van jou is. Dit artikel laat zien hoe je een voorschot begroot dat de werkelijke kosten benadert en dat je kunt uitleggen.
Wat een voorschot is en waarvoor het niet dient
Een voorschot op de servicekosten is een betaling vooraf op kosten die nog gemaakt moeten worden. Het is geen prijs en geen vast bedrag: het is een schatting die je later verrekent met wat er werkelijk is uitgegeven. Die verrekening is precies wat artikel 7:259 BW van je vraagt, met het gespecificeerde overzicht uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar.
Uit die definitie volgen twee dingen die in de praktijk vaak door elkaar lopen. Ten eerste mag je in het voorschot alleen kosten opnemen die je ook echt als servicekosten mag afrekenen. Ten tweede is het voorschot geen buffer voor onvoorziene uitgaven aan het gebouw zelf: onderhoud dat voor rekening van de eigenaar komt, hoort niet in de maandelijkse bijdrage van een huurder.
Wie het voorschot als algemene reserve gebruikt, bouwt een probleem op dat pas een jaar later zichtbaar wordt. Bij de afrekening moet elke euro namelijk terug te voeren zijn op een geleverde dienst met een factuur eronder. Wat je niet kunt onderbouwen, betaal je terug.
Waarom een te laag voorschot duurder uitpakt dan een te hoog
Een voorschot dat structureel onder de werkelijke kosten ligt, levert elk voorjaar dezelfde situatie op: een bijbetaling die als een verrassing binnenkomt. Dat kost je twee dingen tegelijk. Je moet het bedrag alsnog innen bij mensen die er niet op gerekend hadden, en je moet de hele afrekening verdedigen terwijl het gesprek al met wrijving begint.
Een te hoog voorschot is minder schadelijk, maar niet gratis. Je incasseert geld dat je later terugstort, je bewoner betaalt maandelijks meer dan nodig, en je krijgt de vraag waarom het bedrag niet allang is verlaagd. Bovendien maskeert een ruim voorschot dat je begroting niet klopt: zolang er elk jaar iets terug moet, weet niemand hoe de kosten zich echt ontwikkelen.
Het doel is dus niet een veilig voorschot, maar een voorschot dat dicht bij de werkelijkheid ligt en waarvan je de opbouw kunt laten zien. Een afwijking van enkele procenten is normaal en makkelijk uit te leggen. Een afwijking waar niemand een verklaring voor heeft, is het begin van een discussie.
Zo bouw je de begroting voor volgend jaar op
Een bruikbare begroting bouw je per post op, niet als een totaalbedrag dat je door het aantal eenheden deelt. Dat kost een uur meer werk en scheelt een voorjaar aan telefoontjes.
Begin bij de gerealiseerde kosten van het afgelopen boekjaar
Neem de afgesloten jaarrekening van de servicekosten als vertrekpunt en zet per post het gerealiseerde bedrag neer. Niet de begroting van vorig jaar, maar wat er werkelijk is uitgegeven. De begroting van vorig jaar bevat namelijk precies de fouten die je nu wilt corrigeren.
Corrigeer voor wat je nu al weet
Loop daarna de posten langs met de kennis van vandaag. Een schoonmaakcontract dat per januari wordt aangepast, een lift die uit de garantie loopt, een leverancier die een nieuw tarief heeft aangekondigd: dat zijn harde correcties. Leg ze per post vast met een korte notitie, zodat je in het voorjaar weet waarom je een bedrag hebt verhoogd.
Scheid vaste posten van posten die meebewegen
Onderhoudscontracten, verzekeringen en abonnementen zijn redelijk voorspelbaar. Energie, water en warmte bewegen mee met verbruik en tarief, en dat verschil bepaalt hoeveel ruimte je in de begroting nodig hebt. Zet de beweeglijke posten apart, want daar zit vrijwel altijd het verschil dat je bij de afrekening moet uitleggen.
Reken een marge in die je kunt benoemen
Een kleine opslag op de beweeglijke posten is verdedigbaar, mits je die opslag benoemt in de brief bij het nieuwe voorschot. Een marge die je niet uitlegt, wordt gelezen als een verhoging. Een marge die je wel uitlegt, wordt gelezen als vooruitkijken.
Een rekenvoorbeeld ter illustratie
De bedragen hieronder zijn ter illustratie gekozen en horen niet bij een bestaand complex. Ze laten alleen zien hoe de opbouw werkt bij tien gelijke eenheden waarvan de kosten per eenheid worden verdeeld.
| Post | Gerealiseerd vorig jaar | Begroot komend jaar | Per eenheid per maand |
|---|---|---|---|
| Schoonmaak algemene ruimten | 6.000 euro | 6.240 euro | 52 euro |
| Elektra algemene ruimten | 2.400 euro | 2.640 euro | 22 euro |
| Onderhoud lift | 3.600 euro | 3.600 euro | 30 euro |
| Tuinonderhoud | 1.800 euro | 1.920 euro | 16 euro |
| Totaal | 13.800 euro | 14.400 euro | 120 euro |
Wat dit voorbeeld vooral laat zien, is dat de laatste kolom een uitkomst is en geen keuze. Het maandbedrag rolt uit de posten, niet andersom. Zodra je begint bij het maandbedrag dat je acceptabel vindt en daarna de posten erbij zoekt, verlies je precies de onderbouwing die je in mei nodig hebt. In de gids over het opstellen van een kloppende jaarafrekening staat hoe je diezelfde postenstructuur het hele jaar aanhoudt.
Wanneer je het voorschot mag bijstellen
Het natuurlijke moment om het voorschot aan te passen is direct na de jaarafrekening. Je hebt dan de gerealiseerde cijfers in handen, de bewoner heeft net gezien wat het echt gekost heeft, en het verband tussen de afrekening en het nieuwe bedrag is voor iedereen zichtbaar.
Houd bij een aanpassing drie dingen aan:
- Kondig de wijziging schriftelijk aan, met de ingangsdatum en het nieuwe maandbedrag.
- Geef per post aan wat er verandert en waarom, in twee regels per post.
- Verwijs naar de laatste afrekening, zodat de ontvanger de cijfers zelf kan nalopen.
Tussentijds bijstellen kan verstandig zijn als er iets structureels verandert, bijvoorbeeld een nieuw contract met een fors ander tarief. Doe dat dan onderbouwd en niet stilletjes: een voorschot dat halverwege het jaar zonder toelichting omhoog gaat, roept meer vragen op dan het oplost.
Innen: incasso, termijnen en wat je moet vastleggen
Een goed begroot voorschot moet ook binnenkomen. Bij een doorlopende SEPA-machtiging heb je een incassant-ID en een machtigingskenmerk nodig, en de vooraankondiging gebeurt standaard veertien dagen vooraf, tenzij je iets anders hebt afgesproken. Die vooraankondiging is het moment waarop een bewoner een onverwachte verhoging ziet, dus zorg dat de brief er eerder ligt.
Houd er rekening mee dat een consument bij een doorlopende machtiging binnen acht weken zonder opgaaf van reden kan storneren. Bij een incasso zonder geldige machtiging loopt die termijn zelfs op tot dertien maanden. Storneringen zijn daarmee een signaal: gaan er meerdere terug na een verhoging, dan is de communicatie het probleem en niet de betaling.
Blijft een bedrag onbetaald, dan gelden de gewone regels rond aanmaningen. Bij consumenten is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je incassokosten mag berekenen, en die kosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten met een minimum van 40 euro. Dat is een reden te meer om verhogingen ruim vooraf uit te leggen.
In een gemengd complex loopt het voorschot langs twee lijnen
Zitten er in hetzelfde gebouw huurders en eigenaren, dan bestaat het voorschot uit twee stromen die je gescheiden moet houden. De eigenaren betalen hun bijdrage aan de vereniging van eigenaars, vastgesteld op de vergadering die jaarlijks ten minste eenmaal plaatsvindt. De huurders betalen jou een voorschot op de servicekosten.
Een deel van de VvE-begroting komt via jouw exploitatie bij de huurder terecht, maar niet alles. De bijdrage aan het reservefonds is daarvan het duidelijkste voorbeeld: dat fonds is sinds 1 januari 2018 verplicht op grond van artikel 5:126 BW en wordt gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Het is een spaarpost van de eigenaar en geen dienst aan een huurder.
Praktisch betekent dit dat je de VvE-begroting eerst uitsplitst naar posten die wel en niet doorbelast worden, en pas daarna het huurdersvoorschot berekent. Hoe die splitsing er regel voor regel uitziet, staat uitgewerkt in het uitgewerkte voorbeeld van een complex met huurders en eigenaren.
Let ook op de timing. De vergadering van eigenaars stelt de begroting vast, en een besluit van die vergadering kan op grond van artikel 5:130 BW binnen een maand ter vernietiging aan de kantonrechter worden voorgelegd. Wie zijn voorschotbrief exact op de dag na de vergadering verstuurt, loopt dus een klein risico dat de grondslag nog verandert.
De brief bij het nieuwe voorschot doet het meeste werk
Een verhoging die je uitlegt, is een mededeling. Een verhoging zonder uitleg is een aanleiding om te bellen. Zet daarom in de brief bij het nieuwe voorschot altijd hetzelfde blok: het oude bedrag, het nieuwe bedrag, de ingangsdatum en de twee of drie posten die het verschil veroorzaken.
Voeg daar een zin aan toe over wat er in het voorjaar gebeurt: dat het voorschot een schatting is en dat de werkelijke kosten binnen de wettelijke termijn worden afgerekend. Bewoners die dat mechanisme kennen, reageren rustiger op een bijbetaling. De formuleringen die daarbij werken, staan in het overzicht met de vragen die bewoners elk jaar over hun afrekening stellen.
Conclusie: een voorschot dat je kunt navertellen
Een goed voorschot is geen kwestie van voorzichtig rekenen, maar van een begroting die per post herleidbaar is naar het vorige boekjaar en naar de contracten die je hebt lopen. Dan valt de afrekening niet tegen, en als hij afwijkt, weet je precies waar het aan ligt.
Servicekostenhulp is daarop gebouwd. Je zet de gerealiseerde bedragen per post naast de begroting voor het komende jaar, kiest per post de verdeelsleutel en laat het maandbedrag per eenheid daaruit volgen. Zo houdt de voorschot- en boekjaarmodule van Servicekostenhulp het verband vast tussen wat je vraagt en wat je later verantwoordt. Wie wil weten met welke achtergrond deze software gemaakt wordt, leest dat op de pagina over de maker van Servicekostenhulp.
Wil je je voorschotten voor het komende jaar op deze manier opbouwen, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Vermeld het aantal eenheden en of er ook eigenaren in het complex zitten, dan laten we zien hoe de begroting en de afrekening bij elkaar komen.
