Privacyverklaring

Wie de gegevens verwerkt

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze site worden verzameld, is MLJ, uitgever van Servicekostenhulp. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy kunt u terecht bij jimenezjulien42@gmail.com.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Die twee regels vormen het kader van deze verklaring.

Gegevens via het contactformulier

Deze site vraagt uit zichzelf niets van u. Pas als u het formulier invult, worden er gegevens verwerkt. Het gaat om de volgende velden.

• Naam. Nodig om u persoonlijk te kunnen antwoorden.
• E-mailadres. Het adres waarop het antwoord binnenkomt.
• Bedrijf of organisatie. Optioneel, om te weten of het om een particuliere verhuurder, een beheerkantoor of een vereniging van eigenaars gaat.
• Waar het om gaat. De keuze tussen een demo, een van de drie pakketten of een offerte op maat.
• Uw situatie. Het vrije tekstveld waarin u beschrijft wat u afrekent en waar u tegenaan loopt.

Daarnaast verwerkt de hostingpartij bij het versturen technische gegevens zoals het IP-adres en het tijdstip van verzending. Die zijn nodig om te herkennen of een formulier door een mens of door een geautomatiseerd script wordt verstuurd.

Gegevens over huurders en eigenaren

Dit is de post die bij deze dienst het meeste aandacht verdient. Wie over servicekosten schrijft, schrijft al snel over bewoners. In het vrije tekstveld van het formulier vertellen mensen soms hoeveel eenheden er verhuurd zijn, welke huurder bezwaar maakte tegen welke post, of welke meterstand er niet klopte.

Wij vragen die gegevens niet en we hebben ze niet nodig om uw vraag te beantwoorden. Beschrijf uw situatie daarom liever zonder namen, huisnummers of contactgegevens van bewoners. Krijgen wij zulke gegevens toch binnen, dan worden ze niet apart opgeslagen, niet in een systeem gezet en verwijderd zodra het bericht is afgehandeld.

Bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, waaronder gezondheidsgegevens, hebben in dit contact niets te zoeken. Stuur ze niet mee.

Doel en grondslag

De gegevens uit het formulier worden gebruikt om uw vraag te beantwoorden, een demo in te plannen of een offerte op te stellen. Er wordt geen profiel van u opgebouwd, er is geen geautomatiseerde besluitvorming en uw gegevens worden niet verkocht of aan advertentiepartijen doorgegeven.

De grondslag is het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, en voor het overige het gerechtvaardigd belang van de uitgever om ingekomen berichten te behandelen en de site tegen misbruik te beschermen. Ontvangt u van ons een bericht dat niet op uw eigen vraag volgt, dan gebeurt dat alleen met uw toestemming, en die kunt u op elk moment intrekken.

Van de verwerkingen wordt een register bijgehouden zoals artikel 30 AVG voorschrijft.

Bewaartermijnen

Een aanvraag die niet tot een klantrelatie leidt, wordt uiterlijk vierentwintig maanden na het laatste contact verwijderd. Leidt de aanvraag wel tot een overeenkomst, dan blijven de gegevens die bij die overeenkomst horen bewaard zolang de dienst loopt.

Daarna gelden de fiscale bewaartermijnen: de administratie moet zeven jaar worden bewaard, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Facturen en boekhoudkundige stukken vallen daaronder, ook als u de dienst inmiddels heeft opgezegd.

Ontvangers en verwerkers

De gegevens worden gelezen door de directeur van de publicatie en door niemand anders. Voor de techniek wordt gebruikgemaakt van Netlify, dat de site host en de formulierinzendingen afhandelt. Netlify treedt daarbij op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG, op grond van een verwerkersovereenkomst.

Daarnaast passeert het antwoord op uw bericht de e-mailvoorziening waarmee wordt gecorrespondeerd. Verder worden uw gegevens aan geen enkele partij verstrekt, tenzij een wettelijke verplichting daartoe dwingt.

Doorgifte buiten de Europese Unie

De gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt en opgeslagen. Waar een verwerker onderdelen buiten de Europese Unie zou inzetten, gebeurt dat uitsluitend met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft. Er worden geen gegevens doorgegeven aan partijen zonder zulke waarborgen.

Rolverdeling bij gebruik van de software

Gebruikt u Servicekostenhulp om daadwerkelijk boekjaren op te bouwen, dan verandert de rolverdeling. In de software staan gegevens die op bewoners te herleiden zijn: de aanduiding van de eenheid, de naam van de huurder of eigenaar, het voorschot dat is betaald, meterstanden en het aandeel per post.

Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt immers welke bewoners in het systeem komen en waarom. MLJ is voor die gegevens verwerker en handelt uitsluitend op uw instructie. Dat wordt vastgelegd in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, die deel uitmaakt van de overeenkomst. Daarin staan onder meer de beveiligingsmaatregelen, de inschakeling van subverwerkers, de medewerking bij verzoeken van betrokkenen en wat er bij beëindiging met de gegevens gebeurt.

Gegevens uit uw boekjaren worden nooit gebruikt om er iets anders mee te doen dan de dienst leveren. Ze worden niet geanalyseerd voor commerciële doeleinden en niet met andere klanten gedeeld.

Beveiliging en datalekken

De site wordt uitsluitend via een beveiligde verbinding aangeboden en de toegang tot de formulierinzendingen is afgeschermd. Toegang is beperkt tot wie die nodig heeft om uw bericht te behandelen.

Doet zich toch een datalek voor, dan wordt dat binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico voor betrokkenen oplevert. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Levert een lek een hoog risico op, dan worden de betrokkenen zelf ook geïnformeerd.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen de verwerking. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking die daarvoor plaatsvond.

Een verzoek stuurt u naar jimenezjulien42@gmail.com. U krijgt binnen een maand antwoord. Is uw verzoek ingewikkeld of komen er meerdere verzoeken tegelijk binnen, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval hoort u dat binnen de eerste maand.

Gaat uw verzoek over gegevens die in de software van een verhuurder of beheerder staan, dan moet u bij die partij zijn. Die is voor die gegevens verwerkingsverantwoordelijke en wij mogen daar niet buiten om in treden.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het oneens met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, laat het dan eerst weten. Komen we er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

Wijzigingen en contact

Verandert de dienst of verandert de regelgeving, dan wordt deze verklaring bijgewerkt en gaat de versiedatum bovenaan mee. Deze versie is van 19 januari 2026. Welke cookies er worden geplaatst en waarom, staat apart beschreven in het cookiebeleid. De contractuele afspraken staan in de algemene voorwaarden.

Alle vragen over deze verklaring gaan naar jimenezjulien42@gmail.com. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord.