Postenregister per boekjaar
Elke uitgave staat op een eigen regel met bedrag, leverancier, periode en toelichting. Regels blijven staan als het jaar is afgesloten, zodat u volgend jaar kunt vergelijken.
Servicekosten, jaarlijks en navolgbaar
De servicekostenafrekening die zichzelf uitlegt
Servicekostenhulp brengt de posten van een boekjaar, de bijbehorende facturen en de verdeelsleutels samen tot een afrekening die op tijd de deur uit gaat en die iedere bewoner kan volgen.
Gebouwd voor particuliere verhuurders en VvE-beheerders met gemengde complexen, waar huurders en eigenaren onder hetzelfde dak zitten.
Boekjaar 2025, complex LindenhofBlad 1
| Post | Sleutel | Aandeel |
|---|---|---|
| Schoonmaak algemene ruimten | Per eenheid | 246,00 |
| Elektra algemene ruimten | Meterstand | 88,40 |
| Onderhoud lift | Breukdeel | 171,25 |
| Tuinonderhoud | Oppervlakte | 63,10 |
| Voorschot ontvangen | Twaalf termijnen | 540,00 |
| Te verrekenen met huurder | 28,75 | |
Elke regel verwijst naar de gekoppelde facturen en naar de sleutel waarmee het aandeel is berekend. Bedragen in dit blad dienen als voorbeeld.
Het probleem
Post 01
Elk voorjaar begint dezelfde zoektocht opnieuw
De afrekening moet er komen, de facturen liggen verspreid over mailboxen en mappen, en het rekenblad van vorig jaar is door drie mensen aangepast zonder dat iemand nog weet waarom.
- De termijn kruipt dichterbij. Artikel 7:259 BW verlangt een gespecificeerd overzicht binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar, en die zes maanden zijn zo voorbij.
- De verdeelsleutels zitten in iemands hoofd. De lift gaat naar breukdeel, de tuin naar oppervlakte, de schoonmaak per eenheid, maar nergens staat vastgelegd waarom.
- Bewijsstukken raken los van de post. Als een huurder vraagt waar 171,25 euro vandaan komt, begint het zoeken in de bankmap.
- Huurders en eigenaren lopen door elkaar. In een gemengd complex betaalt de VvE bepaalde posten en de verhuurder andere, en een deel wordt door beide gedragen.
- Voorschotten sluiten niet aan. Bedragen die jaren geleden zijn vastgesteld leiden tot een naheffing die niemand aan zag komen.
- Een discussie kost dagen. Zonder navolgbare onderbouwing wordt elk gesprek over de afrekening een gesprek over vertrouwen.
De oplossing
Post 02
Van losse bonnen naar een sluitend boekjaar in vier stappen
Servicekostenhulp werkt zoals een kasboek werkt: elke uitgave krijgt een regel, elke regel krijgt een sleutel, en onderaan staat het totaal dat u kunt verantwoorden.
-
Boekjaar openen en eenheden vastleggen
U legt het complex een keer vast: de eenheden, de oppervlakten, de breukdelen uit de splitsingsakte en wie huurder is en wie eigenaar. Het jaar daarop staat dat er al.
-
Posten invoeren met bewijsstuk
Elke uitgave krijgt een regel met bedrag, periode, korte toelichting en de gekoppelde factuur. Wat niet doorbelast mag worden, zet u apart en blijft buiten het totaal.
-
Sleutel kiezen per post
Per post kiest u de verdeelsleutel die erbij hoort. De verdeling wordt direct doorgerekend naar alle eenheden, zodat u ziet wat een keuze betekent voordat u die vastzet.
-
Afrekening opmaken en versturen
Voorschotten worden verrekend, het saldo per eenheid komt eronder te staan, en u verstuurt een overzicht met de onderbouwing erbij in plaats van een tabel zonder toelichting.
Functionaliteiten
Post 03
Wat er in het programma zit
Geen dashboard vol grafieken, maar de onderdelen die een afrekening nodig heeft om te kloppen en om uitgelegd te kunnen worden.
Vijf verdeelsleutels
Per eenheid, naar breukdeel, naar oppervlakte, naar meterstand of naar een eigen sleutel. De gekozen sleutel wordt bij de post bewaard en verschijnt in het overzicht.
Facturen aan de post gekoppeld
U hangt de bewijsstukken aan de regel waar ze bij horen. Bij een vraag drukt u die ene post af, met bedrag, sleutel en bijlage, in plaats van het hele dossier.
Voorschotten en verrekening
De ontvangen voorschotten per eenheid worden per periode bijgehouden en aan het eind van het jaar tegen de werkelijke kosten weggestreept.
Gemengde complexen
VvE-posten en huurdersposten staan in hetzelfde boekjaar maar houden hun herkomst. U ziet per post welk deel bij de vereniging hoort en welk deel bij de verhuurder.
Termijnbewaking
Het programma rekent per boekjaar terug naar de wettelijke termijn van zes maanden na afloop van het kalenderjaar en zet die datum boven het dossier.
Overzicht per eenheid
Van elke eenheid maakt u een overzicht met de posten, het aandeel, het voorschot en het saldo, in een opmaak die zonder mondelinge toelichting te lezen is.
Archief dat blijft staan
Afgesloten jaren blijven met bijlagen bewaard, zodat u ook jaren later nog kunt laten zien hoe een bedrag tot stand is gekomen.
Wat het oplevert
Post 04
Minder uitzoekwerk, minder discussie
Een afrekening die klopt is niet alleen een administratieve verplichting. Het is het moment waarop bewoners zien of u uw zaken op orde hebt.
De termijn haalt u zonder eindsprint
Omdat de posten het hele jaar door worden bijgeschreven, is de afrekening in het voorjaar een controle in plaats van een reconstructie.
Een vraag kost een minuut
Belt een huurder over een post, dan opent u die regel, ziet u de sleutel en de factuur, en kunt u direct antwoorden in plaats van terugbellen.
Voorschotten die kloppen
Doordat u de werkelijke kosten van vorig jaar naast het voorschot ziet staan, kunt u onderbouwd bijstellen in plaats van gokken.
Overdraagbaar beheer
Neemt iemand anders het complex over, dan neemt die de sleutels, de posten en de toelichting over, niet alleen een spreadsheet met formules.
Eerlijk over wat dit is
Post 05
Waar u aan toe bent
Servicekostenhulp is een jong Nederlands vakinstrument. We tonen geen klantlogo's en geen beoordelingen, omdat we die niet gaan verzinnen. Dit is wat er wel over te zeggen valt.
Wat het programma wel doet
- Posten, bewijsstukken en verdeelsleutels per boekjaar vastleggen en doorrekenen naar elke eenheid.
- Voorschotten verrekenen en per eenheid een leesbaar overzicht opmaken.
- De wettelijke termijn uit artikel 7:259 BW per boekjaar zichtbaar maken: uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar.
- De onderbouwing van een enkele post apart afdrukken als daar vragen over komen.
Wat het niet doet
- Het is geen boekhoudpakket en geen bankkoppeling: de financiele administratie blijft waar die is.
- Het geeft geen juridisch advies en beslist niet of een post doorbelast mag worden. Die afweging blijft bij u en bij wat u met bewoners bent overeengekomen.
- Het incasseert niet en verstuurt zelf geen betalingsherinneringen.
De regels waar dit op rust
- Artikel 7:259 BW: de verhuurder verstrekt jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, een gespecificeerd overzicht van de servicekosten.
- Komt u er met een bewoner niet uit, dan kan de zaak aan de Huurcommissie worden voorgelegd.
- Voor verenigingen van eigenaars geldt sinds 1 januari 2018 een verplicht reservefonds op grond van artikel 5:126 BW, gevuld op basis van een meerjarenonderhoudsplan of met ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar.
- De bewaarplicht voor de administratie is zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken tien jaar.
Gegevens en privacy
- De gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt en de AVG, van toepassing sinds 25 mei 2018, is leidend.
- Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Op deze site staat geen trackingcookie en er gaan geen bewonersgegevens naar advertentiepartijen.
- Achter Servicekostenhulp zit een persoon met naam en gezicht: lees wie dat is op de pagina over de auteur.
- Na het formulier komt uw aanvraag rechtstreeks bij hem binnen en krijgt u binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.
Zo ziet het eruit in de praktijk
De situatie hieronder is een geschetst voorbeeld, geen uitspraak van een klant. Een beheerder heeft een complex met achttien eenheden, waarvan een deel wordt verhuurd en een deel in eigendom is. De lift wordt naar breukdeel verdeeld, de schoonmaak per eenheid en de elektra van de algemene ruimten naar meterstand. Als een huurder in mei vraagt waarom het liftonderhoud hoger uitvalt dan vorig jaar, opent de beheerder die ene post, ziet twee facturen voor een reparatie naast het onderhoudscontract, en stuurt die regel met bijlagen terug. Het gesprek gaat daarna over de reparatie, niet over de rekenmethode.
Tarieven
Post 06
Drie pakketten, per maand opzegbaar
Prijzen per maand, exclusief 21 procent btw. Welk pakket past hangt af van het aantal eenheden dat u afrekent, niet van hoeveel functies u mag gebruiken.
Pand
19 euro per maand- Een complex, tot en met tien eenheden
- Alle vijf verdeelsleutels
- Facturen koppelen aan posten
- Overzicht per eenheid
- Archief van afgesloten jaren
Complex
39 euro per maand- Tot en met vijf complexen
- Gemengde complexen met huurders en eigenaren
- Voorschotten per eenheid en per periode
- Termijnbewaking per boekjaar
- Onderbouwing van losse posten afdrukken
Portefeuille
79 euro per maand- Onbeperkt aantal complexen
- Meerdere beheerders in hetzelfde dossier
- Eigen sleutels per complex vastleggen
- Vergelijking met het vorige boekjaar
- Begeleiding bij het inrichten van het eerste jaar
Veelgestelde vragen
Post 07
Wat verhuurders en beheerders ons vragen
Staat uw vraag er niet bij, stel hem dan gerust via het formulier onderaan deze pagina.
Wanneer moet de servicekostenafrekening bij de huurder liggen?
Artikel 7:259 BW verplicht de verhuurder om jaarlijks een gespecificeerd overzicht van de servicekosten te verstrekken, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar. Servicekostenhulp rekent die termijn per boekjaar terug en zet de datum zichtbaar boven het dossier.
Kan ik een complex met huurders en eigenaren in een keer afrekenen?
Ja. Je legt de VvE-posten en de huurdersposten in hetzelfde boekjaar naast elkaar, en per post bepaalt de verdeelsleutel welk deel bij welke partij landt. Elke regel houdt daarbij zichtbaar zijn eigen herkomst.
Welke verdeelsleutels kan ik gebruiken?
Verdelen per eenheid, naar breukdeel uit de splitsingsakte, naar oppervlakte, naar meterstand of naar een eigen sleutel die je zelf vastlegt. Je kiest per post de sleutel die bij die kosten hoort, niet een sleutel voor het hele complex.
Kan ik de onderliggende facturen aan een post koppelen?
Elke post krijgt een eigen regel met het bedrag, een korte toelichting en de gekoppelde facturen. De ontvanger ziet in het overzicht waar het bedrag vandaan komt, zonder dat je losse bijlagen achteraf hoeft na te sturen.
Wat gebeurt er als een huurder bezwaar maakt tegen een post?
Je opent het boekjaar, drukt de betwiste post af met de gebruikte sleutel en de gekoppelde facturen, en stuurt die onderbouwing mee. Komen partijen er samen niet uit, dan kan de zaak aan de Huurcommissie worden voorgelegd.
Hoe lang blijft een afgesloten boekjaar bewaard?
Afgesloten boekjaren blijven staan zolang je account loopt, met de bijlagen erbij. Dat sluit aan op de bewaarplicht voor de administratie van zeven jaar en op de termijn van tien jaar voor gegevens over onroerende zaken.
Blijven de gegevens van mijn bewoners in de Europese Unie?
Ja. De gegevens worden binnen de Europese Unie verwerkt en de AVG is leidend. Er gaan geen bewonersgegevens naar advertentiepartijen en op deze site staat geen trackingcookie.
Wat kost Servicekostenhulp en zit ik ergens aan vast?
Er zijn drie pakketten: Pand voor 19 euro per maand, Complex voor 39 euro per maand en Portefeuille voor 79 euro per maand. Je kunt per maand opzeggen en voor grotere portefeuilles maken we een offerte op maat.
Uit de kennisbank
Post 08
Laatst geschreven over servicekosten
Uitgewerkte stukken over de jaarafrekening, geschreven voor wie er zelf mee aan tafel zit.
Veelgestelde vragen
Wat vragen huurders en eigenaren elk jaar over hun servicekostenafrekening en wat antwoord je?
8 september 2026
Stappenplan
Wanneer stap je naar de Huurcommissie en welke stappen gaan daaraan vooraf?
8 september 2026
Kosten en budget
Hoeveel voorschot vraag je per maand zonder dat de afrekening later tegenvalt?
8 september 2026
Contact
Post 09
Laat zien wat u afrekent, dan laten wij zien hoe dat eruit komt te zien
Vertel om hoeveel eenheden het gaat en welke posten u nu handmatig verdeelt. In de demo lopen we uw eigen situatie na, met uw sleutels en uw posten.
Wat er gebeurt na het verzenden
- Uw bericht komt rechtstreeks binnen bij Jimenez Julien, de maker van Servicekostenhulp.
- U krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord, met een paar vragen over uw complex.
- Daarna volgt een demo van ongeveer een half uur of, als u dat liever hebt, een voorstel op papier.
Liever direct mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Ook dan krijgt u binnen twee werkdagen antwoord.
Een aanvraag is vrijblijvend. U zit nergens aan vast en uw gegevens worden alleen gebruikt om uw vraag te beantwoorden, zoals beschreven in de privacyverklaring.